Сценарий работы · Кофейня
Как открыть кофейню с нуля: пошаговый план
От идеи и выбора помещения до первого проданного капучино. Разбираем формат, бюджет, документы и оборудование, а затем по шагам настраиваем меню, склад, кассу и лояльность в ВКУС — со скриншотами.
Выберите формат кофейни и посчитайте бюджет
Формат определяет площадь, оборудование и требования к помещению. Решите это до поиска аренды.
Три популярных формата
| Формат | Площадь | Что продаёт | Бюджет запуска* |
|---|---|---|---|
| Кофе с собой: островок или окно | 5–15 м² | Кофе, чай, простая выпечка | 1,5–3,5 млн ₽ |
| Кофейня у дома | 30–60 м², 15–25 мест | Кофе, завтраки, десерты | 4–8 млн ₽ |
| Кофейня-пекарня | 60–120 м² | Кофе, своя выпечка, еда | 8–15 млн ₽ |
*Ориентир для города-миллионника в 2026 году. В небольших городах бюджет обычно на 20–40% ниже.
Ответьте на вопросы до поиска помещения
- Кто ваш гость и когда он приходит: утром по пути на работу, в обед, вечером с ноутбуком?
- Какой средний чек вы планируете и сколько чеков в день нужно, чтобы выйти в ноль?
- Будет ли еда: только готовая выпечка или завтраки с кухней? От этого зависят вентиляция и санитарные требования.
- Кофе от одной обжарки или несколько сортов, будет ли фильтр-кофе, чай и авторские напитки?
Из чего складывается бюджет
- Ремонт и отделка помещения.
- Кофемашина, кофемолки, водоподготовка, холодильное оборудование.
- Мебель, посуда, вывеска.
- Касса, планшет, программа учёта.
- Первая закупка: зерно, молоко, сиропы, стаканы, выпечка.
- Аренда: депозит и оплата за первые месяцы.
- Резерв на 3–6 месяцев работы — пока кофейня набирает постоянных гостей.
Найдите помещение
Для кофейни трафик важнее площади: хорошая точка на потоке окупается быстрее большого зала во дворе.
Что проверить до подписания аренды
- Пешеходный поток в часы пик — постойте рядом утром и посчитайте прохожих.
- Электрическая мощность: кофемашине на две группы нужно 4–6 кВт, всему оборудованию — обычно от 15 кВт.
- Вода и канализация в зоне бара, место под фильтр и умягчитель воды.
- Нежилой фонд и отдельный вход, если помещение в жилом доме.
- Вентиляция: без неё еду можно только разогревать, но не готовить.
- Право разместить вывеску и летнюю веранду.
Оформите ИП или ООО и выберите налоги
Большинство кофеен работают как ИП. ООО нужно, если планируете крепкий алкоголь или партнёров в бизнесе.
Что нужно сделать
- Зарегистрируйте ИП или ООО. Крепкий алкоголь продают только организации, поэтому для винной карты понадобится ООО.
- Коды ОКВЭД: 56.30 «Подача напитков» и 56.10 «Деятельность ресторанов и услуги по доставке продуктов питания», если будет еда.
- Налоговый режим: УСН «Доходы» или «Доходы минус расходы», патент — для зала площадью до 150 м², АУСН — для небольшой команды. Сравните варианты с бухгалтером на своих цифрах.
- Откройте расчётный счёт и подключите эквайринг: оплату картой и по QR-коду через СБП.
Документы и разрешения для открытия кофейни
Лицензия кофейне не нужна, если нет крепкого алкоголя. Но обязательные требования есть — к санитарии, кассе и маркировке.
Порядок действий
- Подайте уведомление о начале деятельности в Роспотребнадзор — через Госуслуги или МФЦ, до первой продажи.
- Приведите помещение и процессы в соответствие с СанПиН 2.3/2.4.3590-20: зоны, раковины, хранение продуктов, уборка.
- Разработайте программу производственного контроля и процедуры на принципах ХАССП — это требование ТР ТС 021/2011 для всех, кто готовит и продаёт еду.
- Оформите личные медицинские книжки сотрудникам и пройдите гигиеническое обучение.
- Заключите договоры на вывоз отходов, дезинсекцию и дератизацию.
- Зарегистрируйте онлайн-кассу в ФНС и заключите договор с оператором фискальных данных (ОФД).
- Зарегистрируйтесь в «Честном ЗНАКе» и подключите ЭДО: молочная продукция и упакованная вода маркируются, и принимать их нужно по электронным документам.
- Если будет играть музыка — заключите договоры с РАО и ВОИС.
Оборудование для кофейни
Кофемашина и кофемолки — сердце бизнеса, на них не экономят. Остальное можно брать проще или б/у.
Базовый набор для кофейни с залом
| Оборудование | Зачем | Ориентир цены |
|---|---|---|
| Кофемашина на 2 группы | Основной источник выручки | 450 тыс. – 1,5 млн ₽ |
| Кофемолки, 2 шт. | Под эспрессо и под фильтр или декаф | 60–250 тыс. ₽ за штуку |
| Система водоподготовки | Защищает машину от накипи и влияет на вкус | 30–120 тыс. ₽ |
| Холодильники и витрина | Молоко, десерты, сэндвичи | 150–500 тыс. ₽ |
| Льдогенератор и блендер | Холодные напитки летом | 80–250 тыс. ₽ |
| Посудомоечная машина | Для зала с фарфоровой посудой | 150–400 тыс. ₽ |
| Касса, планшет, принтер чеков | Продажи и учёт | 30–120 тыс. ₽ |
Цены — ориентир по новому оборудованию в 2026 году. Кофемашина после сервиса обходится в 1,5–2 раза дешевле новой.
Меню и себестоимость напитков
Меню кофейни — 15–25 напитков и 8–15 позиций еды. Большое меню замедляет бар и увеличивает списания.
Как собрать меню
- Основа — 6–8 кофейных напитков: эспрессо, американо, капучино, латте, флэт уайт, раф.
- Два-три объёма для популярных напитков: гость охотно доплачивает за большой стакан.
- Модификаторы — альтернативное молоко, сиропы, дополнительный шот — поднимают средний чек без удлинения очереди.
- Еда закрывает утро и обед: круассаны, сэндвичи, сырники, десерты.
Себестоимость кофейного напитка обычно составляет 20–30% от цены. Посчитайте её для каждой позиции до открытия: граммы зерна, миллилитры молока, стакан и крышка — это и есть техкарта.
Пример: себестоимость капучино 250 мл
| Ингредиент | Количество | Стоимость |
|---|---|---|
| Зерно | 18 г | 36 ₽ |
| Молоко 3,2% | 180 мл | 17 ₽ |
| Стакан и крышка | 1 шт. | 8 ₽ |
| Итого | 61 ₽ |
При цене 280 ₽ себестоимость — 22%. ВКУС пересчитывает её автоматически после каждой закупки по новой цене.
Зарегистрируйтесь в ВКУС и создайте точку
ВКУС работает в браузере: касса — на планшете или ноутбуке, админка — на любом компьютере. Регистрация занимает минуту, 14 дней бесплатно, карта не нужна.
Что сделать
- Зарегистрируйтесь на app.vkus.app и подтвердите email.
- В разделе «Настройки → Точки» проверьте точку: название, тип заведения, часовой пояс.
- В блоке «Каналы продаж» включите киоск самообслуживания, если он будет.
- Хотите сначала посмотреть на примере — нажмите на дашборде «Демо-данные за 1 клик».
Заведите меню и техкарты
Меню в ВКУС сразу работает на кассе, в киоске и на сайте. Техкарта превращает каждую продажу в списание со склада.
Порядок
- «Меню → Категории»: «Кофе», «Не кофе», «Выпечка», «Завтраки».
- «Меню → Блюда → Добавить блюдо»: название, категория, цена, выход в миллилитрах или граммах.
- Сохраните и откройте карточку снова — станут доступны фото и состав.
- В составе укажите ингредиенты с количеством: 18 г зерна, 180 г молока, стакан с крышкой.
- Включите «Считать себестоимость автоматически из состава» — маржа посчитается сама.
Добавьте модификаторы напитков
Модификатор — опция к напитку с доплатой или без. Кассир выбирает её касанием, а не пишет комментарий: бариста не ошибается, доплата не теряется.
Как добавить
- Откройте карточку напитка и нажмите «Модификаторы».
- «Добавить модификатор»: название, доплата, максимальное количество.
- Отметьте «По умолчанию» опции, которые берут почти всегда.
Настройте склад и закупки
Каждая продажа списывает ингредиенты по техкарте. Чтобы остатки совпадали с полкой, закупки тоже проводятся через систему.
Порядок
- «Меню → Ингредиенты»: зерно в килограммах, молоко в литрах, стаканы в штуках — с минимальным остатком для сигнала на дозакуп.
- «Склад → Поставщики»: обжарщик, молочный поставщик, упаковка — с отсрочкой платежа.
- «Склад → Закупки → Новая закупка»: поставщик, склад, позиции с ценами, затем «Создать заявку».
- Когда товар привезли, нажмите «Принять поставку»: остатки вырастут, а себестоимость напитков пересчитается.
Заведите сотрудников и роли
У каждого бариста — свой вход. Так в отчётах видно, кто сколько продал, а в журнале — кто отменил чек.
Какие роли выдать
- Бариста — роль «Кассир»: касса, заказы и своя смена. В мобильном приложении у кассира сразу открывается экран кассы.
- Управляющий — роль «Управляющий»: меню, склад, персонал и отчёты, без биллинга.
- Должность и ставка задаются отдельно от роли — для графика и расчёта оплаты.
Подключите кассу и откройте первую смену
ВКУС передаёт чеки в облачные кассы АТОЛ Онлайн и Эвотор. Настройка делается один раз для каждой точки.
Порядок
- «Настройки → Фискализация → Настроить»: провайдер, логин, пароль, код группы ККТ, ИНН и система налогообложения.
- Нажмите «Проверить связь с провайдером».
- «Кассовые смены → Открыть смену»: точка и размен — наличные в ящике на начало дня.
- Проведите пробную продажу и убедитесь, что чек появился в списке «Последние документы».
Запустите программу лояльности
Для кофейни лучше всего работают штампы: правило «каждый 6-й кофе в подарок» понятно с первого раза. Гостя узнают по номеру телефона — пластиковые карты не нужны.
Как запустить
- «Маркетинг → Лояльность → Новая программа»: тип «Штампы», срок жизни в днях.
- Включите «Программа активна» — кассир увидит баланс гостя при вводе телефона.
- Для утренних часов создайте акцию со скидкой и промокод — например, KOFE20 на напитки до 11:00.
Следите за цифрами первого месяца
Первые недели решают, какие позиции остаются в меню и сколько людей нужно в смене.
Что смотреть каждую неделю
- Выручку по дням и средний чек — в «Отчёты → Продажи».
- Долю напитков с модификаторами: если её почти нет, бариста не предлагает допы.
- Себестоимость и маржу по позициям — ABC-анализ покажет, что убрать из меню.
- Расхождения в кассе при закрытии смены.
- Списания: молоко и выпечка — главные источники потерь в кофейне.
Чек-лист открытия: кофейня
Отмечайте готовые пункты — прогресс сохранится в этом браузере.
Частые вопросы
Сколько стоит открыть кофейню с нуля?
Кофе с собой на 5–15 м² обходится в 1,5–3,5 млн ₽, кофейня у дома с залом на 15–25 мест — в 4–8 млн ₽ в городе-миллионнике. Основные статьи — ремонт, кофемашина и кофемолки, мебель, первая закупка, аренда за первые месяцы и резерв на 3–6 месяцев работы.
Какие документы нужны для открытия кофейни?
Регистрация ИП или ООО с кодами ОКВЭД 56.30 и 56.10, уведомление о начале деятельности в Роспотребнадзор, соответствие СанПиН 2.3/2.4.3590-20, программа производственного контроля, медкнижки сотрудников, зарегистрированная онлайн-касса с договором ОФД и регистрация в «Честном ЗНАКе». Лицензия нужна только для крепкого алкоголя.
Можно ли открыть кофейню на ИП?
Да, большинство кофеен работают как ИП. Ограничение одно: крепкий алкоголь продают только организации, поэтому для винной карты понадобится ООО. Пиво и сидр ИП в общепите продавать может — с учётом поступлений в ЕГАИС.
Сколько времени занимает открытие кофейни?
В среднем 3–5 месяцев: 1–2 месяца на поиск помещения и договор, 1–2 месяца на ремонт и оборудование, 2–4 недели на документы, персонал и пробные продажи. Настройка учёта в ВКУС занимает один день.
Когда окупается кофейня?
Обычно за 12–24 месяца. Главные факторы — поток гостей у входа, средний чек и доля аренды в выручке: если аренда съедает больше 15–20% выручки, окупаемость растягивается.
Нужна ли специальная касса для кофейни?
Нет. Касса ВКУС работает в браузере на обычном планшете или ноутбуке, а фискальные чеки уходят через облачные кассы АТОЛ Онлайн или Эвотор. Нужны планшет, интернет и при желании принтер чеков.
